Типы деловой беседы

Типы деловой беседы

В практической деятельности существуют разнообразные формы общения: деловые беседы, деловые переговоры, совещания, деловая переписка, организационно-техническое общение (компьютер, факс) и т. д. Деловому человеку необходимо знать специфические особенности этих форм, владеть методикой их подготовки и поведения

В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры.

Деловые беседы и переговоры осуществляются в вербальной форме, и это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике делового общения. Жесты, мимика (невербальное общение), которыми сопровождается речь, имеет в этом случае не меньшее значение.

При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой. Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

В отличие от других форм обмена беседе свойственна теснота контактов, непосредственность общения, обязательность обратной связи. Она способствует развитию неформальных отношений, без которых в большинстве случаев на практике управленческий процесс оказывается затруднительным. Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции.

Таким образом, одна из главных задач деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.

Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:

— взаимное общение работников одной сферы;

— совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

— контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

— поддержание деловых контактов;

— стимулирование деловой активности.

Очевидно, что каждая деловая беседа в той или иной степени отражается на эффективности деятельности организации в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности.

Вид деловой беседы зависит от ее целей и ее места в определении направления деятельности организации.

По назначению деловые беседы могут быть разнообразными:

— беседа – знакомство руководителя и будущего подчиненного при принятии решения о поступлении на работу;

— деловая беседа между двумя коллегами при обсуждении ими путей или методов реализации поставленных целей;

— деловая беседа будущих партнеров по взаимодействию, деловому сотрудничеству между фирмами;

— беседа – установление деловых контактов;

— беседа – обмен информацией и др.

По характеру деловые беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми рабочими.

По направленности – целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими.

По степени свободы – регламентированными, т. е. осуществляющимися по определенным правилам и в предписанной последовательности (например, анкетирование), и нерегламентируемыми, такими, как дружеский разговор.

В структурной организации деловой беседы можно выделить следующие этапы:

— подготовка к беседе

— собственно деловая беседа

— критический разбор беседы

Как правило, деловые беседы планируются заранее. Подготовка к беседе включает несколько шагов.

Первый шаг. Подготовка беседы начинается с определения цели, которую в результате необходимо достичь, и в связи с этим круга обсуждаемых вопросов. Необходимо определенно знать, для чего проводится деловая беседа и что должно быть ее результатом. Предлагая свой вариант цели, следует помнить о том, что ее надо согласовать с представителями другой стороны. Формулировка цели беседы должна быть предельно краткой, однозначно понимаемой и представляющей интерес как для одной, так и для другой стороны.

Вторым шагом является получение информации об участниках беседы (служебное положение, политические взгляды, отношение к окружающим, заслуги, любимые и запретные темы для разговора). Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т. п. Однако к ней нужно относиться осторожно, поскольку на нее могут влиять различные субъективные и объективные обстоятельства.

Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также в подборе различных тактических «заготовок», необходимость в которых может возникнуть в ходе беседы. План включает схему изложения материала, предопределяющую во многом структуру беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подготовительном этапе может быть составлен предварительный текст выступления, состоящий из набора ключевых понятий и детально проработанных фрагментов, полной формулировки деловых предложений.

Четвертым шагом может быть репетиция, сначала наедине с собой, а затем, возможно, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание очередности его предъявления.

Пятый шаг заключается в определении и согласовании с партнерами места и времени встречи. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может проходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке, вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для бесед и переговоров.

Собственно деловая беседа состоит из 5 фаз:

1. Начало беседы – вступление в контакт;

2. Постановка проблемы и передача информации;

3. Аргументирование выдвигаемых положений;

4. Принятие решения;

5. Фиксация договоренности и выход из контакта.

Первая фаза – начало беседы, вступление в контакт. Основная цель этого этапа – привлечь внимание собеседника, поддержать общий благоприятный фон беседы.

Сама беседа начинается с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15 % отведенного времени, с первых же слов желательно снять психологическую напряженность, постараться достичь взаимопонимания на основе проявления искреннего уважения и интереса к личности и делам друг друга.

В начале беседы следует дать понять собеседнику, что вы считаетесь с его мнением, знаниями как специалиста. Неплохо в начале беседы сказать, например: «Очень приятно, что именно с Вами мы будем обсуждать данную проблему, поскольку именно Вы (именно о Вас я наслышан как о …) являетесь ведущим специалистом в …».

Эта фраза позволяет показать ваше расположение к партнеру по деловой беседе, создать доброжелательную обстановку для продолжения беседы.

Вторая фаза – постановка проблемы и передача информации. Цель этого этапа – пробудить в собеседнике заинтересованность.

Третья фаза – аргументирование выдвигаемых положений. Цель – отстоять свои интересы, детально обосновать свои доводы.

Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, вставляя в нужные моменты замечания или задавая вопросы. Делается это спокойно, аргументировано, без попытки уличить человека в чем-либо или категорично настоять на собственном мнении.

На этом этапе важно внимательно слушать собеседника, не отвлекаясь ни на посторонние дела, ни на обдумывание дальнейшего хода ведения беседы. Слушая, выделять и улавливать слабые, уязвимые места в аргументации собеседника или возможность успешной «состыковки» намерений обеих сторон.

Четвертая фаза – принятие решения. Цель этапа – установить или смягчить разногласия, наметившиеся до беседы или возникшие в ее процессе, попытаться изменить еще не сформировавшееся мнение, достигнуть компромиссного решения.

Особенность деловой беседы такова, что после обмена сообщениями она протекает в форме диалога. На этом этапе беседа является плодом сиюминутной импровизации. Трудно полно, точно и подробно предсказать, что именно скажет и как именно будет возражать партнер по деловой беседе. Рекомендуется участникам беседы использовать разные типы вопросов: открытые и закрытые; риторические; радикальные; вопросы, подавляющие сопротивление.

Пятая фаза – фиксация договоренности, выход из контакта. Цель этого этапа – сохранение и стимулирование благоприятного отношения сторон друг к другу и в личном плане, и в плане выполнения намеченных действий.

Инициатор подводит итоги, показывает, как может быть использована информация, призывает к ее осмыслению и последующим активным действиям. Если продолжительность беседы заранее не регламентировалась, что чаще всего имеет место при приеме посетителей, это является сигналом к ее завершению.

Однако существует и специальный комплекс приемов, позволяющих без нарушения норм этикета дать понять участникам, что время беседы истекло.

Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченной цели беседы.

Критический разбор беседы проводится на основе записей, сделанных в ходе общения.

Роль вопросов в деловой беседе и их классификация

Деловая беседа на ее основном этапе – это обмен информацией. Для того чтобы получить дополнительные сведения, выяснить позицию собеседника, участники общения задают друг другу вопросы. Вопросы могут быть открытые и закрытые; риторические; радикальные; и так называемые вопросы, подавляющие сопротивление.

Читайте также:  Сшить лежанку для кота своими руками выкройки

Открытые вопросы – это вопросы, которые предполагают множество вариантов ответа. Классическим вопросом такого типа является вопрос: «Что Вы думаете по этому поводу?». При такой постановке вопроса есть опасность, что будет потеряна инициатива в ведении беседы. Но в такого типа вопросах есть и плюсы. Противоположная сторона получает возможность высказаться открыто и без ограничений. Вы сможете в подобном случае более полно представить себе точку зрения собеседника, более точно спрогнозировать свое последующее поведение.

Закрытые вопросы – это вопросы, на которые можно ответить только «да» и «нет». Например: «Вы согласны с этим решением?». Вопросы, поставленные таким образом, дают возможность сохранить инициативу, они как бы связывают собеседника, однако именно это может не понравиться, и свое недовольство собеседник может перенести на итоговое решение. Поэтому вопросами такого типа следует пользоваться нечасто, обоснованно, например, тогда, когда необходимо получить информацию об отношении к вашему предложению, когда нужно ограничить выбор вариантов решения для собеседника. В частности, можно спросить: «Вы согласны действовать так, как мы предлагаем?».

Риторические вопросы – это вопросы, на которые не ждут ответа. Их используют, чтобы воздействовать на эмоции, чувства собеседника, склонить его к желаемому для вас решению.

Радикальные вопросы – это вопросы, которые могут кардинальным образом повлиять на ход беседы и принятие решения обеими сторонами. Например: «Какие вопросы по нашему предложению Вы принимаете?». Прямо поставленный вопрос требует прямого ответа, и при такой постановке вопроса есть риск получить неблагоприятный ответ. Использовать радикальные вопросы следует лишь тогда, когда исчерпаны все другие возможности выяснить точку зрения собеседника, или тогда, когда вы приняли решение такой формой вопроса несколько испугать собеседника, показывая, что вы устали от его нерешительности и хотите закончить беседу и прийти наконец к какому-то определенному решению.

Вопросы, подавляющие сопротивление. Суть этой формы вопроса состоит в том, что, желая убедить собеседника в чем-либо, свое малоприемлемое или малоприятное утверждение вы «упаковываете» в форму вопроса, например: «Вы ведь не очень досконально знакомы с нашей ситуацией, не так ли?».

Во время беседы необходимо стремиться к сохранению общего положительного настроя. Поэтому, задавая вопросы, следует ставить себя на место собеседника и спросить себя: «Как бы я ответил на этот вопрос? Понравилась бы мне такая форма вопроса?». Трансформируя известную истину, можно сказать, что задавать вопросы нужно в той форме, которую вы сочли бы приемлемой и допустимой для себя самого.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

включайся в дискуссию

Поделись с друзьями

Необходимо знать, как правильно вести деловую беседу. Она должна быть краткой и информативной. Во время деловой беседы в основном рассматриваются такие вопросы, как дальнейшее сотрудничество, устройство на работу, а также совершаются самые разнообразные сделки.

Особенности

В первую очередь деловая беседа представляет собой устный контакт между парой людей, которые намереваются заключить, укрепить или же завершить деловые отношения. Во-вторых, она подразумевает собой речевое общение между собеседниками, которые имеют полномочия для разрешения рабочих вопросов, деловых проблем. В-третьих, с помощью беседы результат достигается наиболее быстро.

Деловая беседа – вид речевой коммуникации, и в отличие от других способов общения, таких как собрание, деловая переписка, телефонные переговоры, обладает рядом преимуществ:

  • Деловая беседа позволяет сосредоточиться на собеседнике или группе людей, участвующих в ней, это значит, что она личностно ориентирована.
  • Непосредственно общение происходит в комфортной для обеих сторон обстановке, это ведет к более быстрому поиску решений проблем.
  • Также ненапрягающая атмосфера создает более благоприятные условия для установления крепких личных взаимоотношений, что в процессе работы ведет к облегчению общения между сторонами.
  • Хорошая возможность более гибкого подхода к предмету рассмотрения.
  • Сокращения потраченного времени, ведь собеседник реагирует на высказывания сразу, это способствует скорейшему достижению поставленных целей.
  • Лично убедить собеседника в своей правоте и обоснованности востребованной позиции гораздо проще, что приведет к принятию более выгодного предложения для вас.
  • Уровень компетентности руководителя неизменно растет благодаря учету высказанных замечаний и оценок с другой стороны.

Этапы деловой беседы необходимо тщательно соблюдать. Так будет легче вести переговоры.

Функции

Задачи, которые выполняются за счет проведения беседы, весьма разнообразны.

Деловая беседа заключает в себе ряд важнейших для переговоров функций. К таким следует отнести:

  • работники одной сферы могут моментально обсудить насущные вопросы и найти к ним решение;
  • находясь в одном помещении, партнеры ведут совместный поиск решений, также происходит рассмотрение различных идей по продвижению к цели;
  • большая вероятность заключить выгодные для бизнеса сделки;
  • происходит координирование текущих деловых мероприятий, что ведет за собой контроль качества выполняемых заданий;
  • деловые контакты легко поддержать на надлежащем уровне во время проведения беседы, нежели во время переписки;
  • происходит стимуляция работников путем мотивационных идей на активное участие в деле.

Понятие беседы в деловом мире достаточно строгое. Для ведения переговоров необходимо обращаться к собеседнику вежливо, должна присутствовать служебная этика, а говорить всегда кратко и по сути.

Деловые собеседования могут проводиться в трех различных ситуациях: прием на работу нового сотрудника, увольнение или беседа, которая несет поучительный характер в связи с дисциплинарными нарушениями.

При приеме на работу

Беседа при приеме на работу проходит в формате «Вопрос – Ответ», что больше похоже на проведение интервью. Главное – получить достоверную информацию о поступившем сотруднике с целью выявления его профессиональных качеств.

Основные задачи беседы при приеме на работу:

  • узнать причину, по которой человек ищет работу;
  • определить его компетентность в необходимой рабочей сфере;
  • выявить его слабые и сильные стороны, главные черты характера, возможно, особенности темперамента;
  • узнать о достижениях, которые достиг сотрудник в прошлом;
  • спросить на какую зарплату он рассчитывает;
  • определить, каких указаний он ждет от начальства;
  • определить, какое начальство для него является хорошим и эффективным.

При увольнении

Беседа при увольнении сотрудника с работы подразделяется на два типа: увольнение по собственному желанию и по принуждению (в связи с сокращением персонала и тому подобное).

При проведении первого типа беседы необходимо:

  1. Выявить истинную причину увольнения сотрудника.
  2. Определить, чем он мотивировался, что вызвало такое решение (возможно, недовольство производственным процессом или же невнимание со стороны руководителя, обиды на коллег).
  3. Узнать, что не устраивало его в работе и, наоборот. Третья фаза наиболее информативна.

Известный факт, что служащие, которые покидают свое рабочее место из личностных побуждений, как правило, не боятся рассказать истинные факты. Со стороны руководителя это может ему в будущем способствовать улучшению производственного процесса и исключить потерю ценных рабочих кадров.

Необходимость проведения такой беседы заключается в главной задаче начальства – заботиться об исправлении ошибок в управленческой деятельности, и следить за этим на каждом уровне производства.

Беседа же с работником, которого приходится увольнять, в специальной зарубежной литературе получила название «прощальный разговор». Она протекает иначе:

  1. Разговор никогда не назначается перед выходными или праздничными днями, ведь это может испортить настроение и повлиять не только на самого работника, но и на его семью и близких.
  2. Беседа не проводится на рабочем месте сотрудника, а также в помещении, где работает большое количество людей, это несет за собой большую эмоциональную нагрузку на подчиненного, что может повлечь за собой определенные последствия.
  3. Беседа протекает в течение 20 минут, потому что сотрудник, услышавший неблагоприятное известие, эмоциональное не настроен, чтобы вслушиваться в то, что ему говорят и обдумывать различные факты, что пытается донести руководитель, войдите в положение.
  4. Начальство должно быть точным в изложении и корректным, иначе сотрудника могут настичь сомнения в справедливости высказанных слов, что повлечет споры и обжалования решений. Особенно эмоциональные люди могут расплакаться прямо на месте.

В зарубежной практике существует специальная «реабилитационная программа» для увольняемых. На практике начальство подыскивает свободные места на другом предприятии, чтобы работник, отчаявшись в собственных силах, не опустил руки. Также существует мнение, что данная программа полезна для поддержания уровня авторитета увольняемого в глазах коллег и домочадцев.

Дисциплинарная беседа

В свою очередь, дисциплинарные беседы происходят в случае нарушения каких-либо правил. Они требует критической оценки работы сотрудника со стороны начальства. Следовательно, такая беседа требует:

  1. Руководитель обязан получить все необходимые сведения о сотруднике и его должности во избежание ошибочных ситуаций. Характеристика сотрудника должна быть максимально точной и обширной.
  2. Информация должна поступать поочередно, потому что правильно построенная беседа ведет к лучшему пониманию проблемы со стороны подчиненного.
  3. Существует единое правило: нельзя критиковать личность провинившегося, внимание уделяется только неправильно выполненному заданию. Это определение должно применяться всегда.

Разновидности деловой беседы достаточно обширные. Вами может быть применена любая методика, которая вам больше всего по душе. Коммуникативным навыкам необходимо уделять особое внимание.

Правила

Ключевой инструмент – умение задавать вопросы. Всегда стоит придерживаться основного свода правил эффективной речевой коммуникации:

  • Необходимо правильно и четко наладить контакт с предоставляемым вам собеседником для достижения хорошего результата, и чтобы сократить время на ненужное общение.
  • Необходимо учитывать, какую работу он выполняет, определить его должностные полномочия, задаться вопросом границ рабочей сферы, чтобы знать, за что именно сотрудник несет ответственность.
  • Жизненный опыт и трудовой опыт, а также интересы его вне рабочей сферы, его процесс мышления необходимо всегда учитывать. Каждый человек индивидуален, а значит к каждому нужен свой подход. Здесь не подойдет метод клишированных фраз, всегда нужно думать.
  • Следует с уважением относиться к рабочему, не обращать внимания на его возможные дефекты речи или же внешние недостатки.
  • Главной целью деловой беседы является процесс донесения информации, его нужно организовать четко по плану, не бояться выдвигать свои идеи, опровергать доводы собеседника, подбирать правильную аргументацию, точно формулировать свои высказывания, и не лить воду. Следует помнить: решение всегда следует за обсуждением.
Читайте также:  Зимняя обувь женская лучшие фирмы

  • Если стремиться лучше понять характер возникшей проблемы, то можно избежать длительных и ненужных разговоров «вокруг, да около», это поможет вам воздействовать на человека или группу людей, участвующих в процессе деловой беседы более сильно.
  • Правильное изложение и формулировка проблемы приведут вас к оценкам, которые могут стимулировать собеседника, чтобы высказать свое отношение к проблеме, или мотивировать его на поиск решений, раскрепостить его, и заставить выдвинуть идею. Классификация должна быть четкой.
  • Правильная организация диалога привет вас к лучшему пониманию своего оппонента, поможет избежать тупиковых ситуаций или ситуаций, которые могут злить, нервировать, раздражать. Поможет охранить лучшую атмосферу беседы и оставить приятное впечатление после.

В коллективе всегда должна присутствовать атмосфера доброжелательности. Недопустимы резкие высказывания для участников беседы.

Как подготовиться?

Понятно, что правила подготовки к проведению беседы могут различаться, и ни одно из них нельзя назвать безошибочным. Все зависит от складывающейся ситуации. Однако будет полезно указать на следующие варианты подготовки:

  • для начала к этому относится составление плана собеседования;
  • затем сбор и обработка полученного материала с целью повышения компетентности в ведущем вопросе;
  • вы всегда имеете права отредактировать имеющуюся информацию, для этого и придуманы деловые беседы.

Правильный подбор места проведения беседы однозначно может повлиять на результат собеседования. Существует несколько подходов, различающихся в зависимости от ситуации. Человек, не являющийся сотрудником вашей фирмы, может быть приглашён на собеседование вне здания офиса.

Другой пример: встреча в кабинете руководителя, проводящего собеседование, его обычно называют специальной комнатой. Она должна быть оборудована всем необходимым. Окружающая вас и вашего собеседника обстановка должна быть максимально комфортной по возможности, главный фактор – спокойствие.

Отключите все телефоны. Предупредите коллег, секретаря о намеревающейся встрече, ведь посторонние люди, лишние телефонные звонки попросту раздражают, это может помешать достижению поставленных задачи, просто помешав процессу.

Но следует понять, что «интимность» обстановки будет излишней, не забываете о рабочем процессе. Отредактируйте правильно освещенность, выберите светлую комнату с минималистичным дизайном, так ничто не будет отвлекать внимание.

Тонкости проведения

Существует несколько правил «по умолчанию», которые незаметно, но существенно могут повлиять на результат деловой беседы. Применяемые техники часто приводят к положительному результату. Необходимо применять основные модели поведения партнеров во время беседы. Структурные принципы делового общения также помогут вам продвигаться выше по карьерной лестнице.

Не обязательно встречаться с сотрудниками на рабочих местах. Местом встречи можно обозначит и ресторан, и кафе, и клуб и даже дом. Цель, которую необходимо преследовать, это комфорт. Именно комфорт помогает достичь лучшего результата. Но нельзя слишком увлекаться, если обстановка будет больше походить на «интимную», это может привести к обратному результату.

Время, в которое вы решили провести деловую беседу, – очень важный момент. Лишь подумав об этом пункте, следует договариваться о встрече. Оно поможет вам и сыграет «на руку», если вы хотите переключить инициативу на вашу сторону, безусловно, и саму ситуацию таким образом контролировать будет проще.

После того как вы определились с местом и временем, необходимо поставить себе определенные цели, достичь которых вы собираетесь или желаете, затем разработать стратегию, которой вы будете следовать для этого, и после сформулировать структуру беседы. Также важно учесть расположения участников. Главная технология – вы должны смотреть на собеседника прямо и на одном уровне.

Во время совещаний должен присутствовать этикет. Это одно из главных правил.

Советы и рекомендации

Факты, способствующие успеху деловой беседы. В первую очередь к этому следует отнести профессионализм, ведь именно компетентность в выбранной сфере и ясное видение проблемы помогут вам прощу и быстрее справиться с задачами и достичь необходимую цель.

  • Постоянная направленность на результат будет вашим преимуществом, лишь непосредственное стремление к цели ведет к ее достижению, ничего не изменится, если вы продолжите лежать на диване.
  • Ритм, необходимо четко расписать задачи и поставленные цели, чтобы следовать плану четко.
  • Насыщенность рассуждений создаст впечатление, что вы – самый заинтересованный человек, и «пирожки» достанутся вам.
  • Но не следует забывать про рамки передачи информации, хотя чуточка юмора будет все же уместна.
  • Не следует пугаться, если беседа не сразу идет гладко, зачастую причина неудачи кроется не только в вас, но и в настрое вашего собеседника.
  • То, как вы подаете информацию – очень важно. Требуется всегда подбирать правильные слова. Доводы должны быть вескими. Настрой добрым. В голосе чувствоваться уверенность.

  • Следует избегать споров и ненужной напряженности в разговоре. Для начала спокойно оцените ситуацию, постарайтесь направить разговор в нужное русло с помощью уточняющих вопросов. Не следует показывать неуверенность в себе или беззащитность во имя цели – убедить или переубедить собеседника.
  • Безудержная категоричность суждений погубит суть беседы, об этом не стоит забывать. Люди зачастую не могут договориться, ведь «сколько людей – столько и мнений». Ищите компромисс, это всегда было наилучшим способом решения незаурядных вопросов и проблем.
  • В случае, если приходится отвечать на выдвинутые возражения, для начала попробуйте выиграть время и позволить собеседнику самостоятельно ответить на свои же вопросы, и, возможно, опровергнуть их.
  • для этого подойдет косвенное отвержение проблемы, выслушивание нескольких возражений, чтобы уловить главное, разговаривать необходимо продолжать спокойным тоном, а формулировку следует смягчить, если ответ не ждет;
  • личные предубеждения и оценки вам не помогут;

  • не следует торопиться в заключении, ведь между фактом и мнением существует разница;
  • в случаях, когда собеседник пытается «раззадорить» вас ярким самомнением и пытается спорить, вам следует принять позицию «выжидания» и ждать, пока он сам зайдет в тупик;
  • не забывайте: решение всегда должно следовать за обсуждением, в противном случае, собеседник может вас раскритиковать, или соглашаться со всем, что не приведет к хорошему результату.

Правильно составленная структура беседы – ваш верный помощник. Для этого вам необходимо подготовиться к беседе заранее, установить место и время встречи, подготовить правильное вступление в контакт с собеседником, правильно оформить постановку проблемы, подобрать верную аргументацию или же опровержение доводам собеседника, проанализировать альтернативные варианты выхода, выбрать оптимальное решения, зафиксировать договоренность, правильно попрощаться.

По завершении беседы следует провести анализ своей тактики общения, а также результата беседы.

Прием сотрудников на работу требует от руководителя определенных усилий, знаний и опыта. О тонкостях ведения деловой беседы на собеседовании смотрите далее.

Вопрос №1. Деловая беседа. Виды деловых бесед.

1.1. Характеристика деловой беседы.

1.2. Этапы деловой беседы.

1.3. Функции и структура деловой беседы.

1.4. Виды деловых бесед.

1.1. Характеристика деловой беседы.

Читайте также:  Мягкий путь с японского

В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

Что может быть проще беседы? Встретились и поговорили. Однако спонтанность характера для бытовых бесед – на улице, дома, в перерывах между работой.

Совсем иной подход нужен к деловой беседе, имеющей свои закономерности и традиции. Деловая беседа требует тщательной подготовки и базируется на этических нормах и правилах.

Ведущим элементом в подготовке деловой беседы является планирование, то есть определение цели встречи и разработка стратегии и тактики достижения цели. Специалисты рекомендуют продумать возможный ход предстоящей беседы, в роли будущего оппонента проверить действенность своих аргументов (аргументы необходимы для защиты своих взглядов и намерений как в личной жизни, так и в деловой), логическую связь формулировок и спрогнозировать реакцию собеседника (собеседником может быть подчиненный, деловой партнер или коллега).

Большое значение имеет правильный выбор места для проведения беседы, при этом необходимо помнить, что в помещении не должны находиться посторонние лица, а интерьер помещения должен способствовать улучшению эмоционального состояния и снятию утомления и напряженности партнеров.

О беседе договариваются, как правило, за два-три дня. Это позволяет заранее предусмотреть возможное ее течение, продумать основные детали. Если приглашенный на беседу не является сотрудником вашей организации, то необходимо объяснить ему, как лучше доехать до места встречи и, если нужно, заранее выписать пропуск (если он необходим). Секретарь должен быть предупрежден о встрече, знать имя приглашенного и первым приветствовать его.

1.2. Этапы деловой беседы.

Деловая беседа состоит из нескольких этапов:

· передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование;

· выслушивание доводов собеседника и реакция на них;

Начало беседы влияет на весь ее дальнейший ход; задачами начального этапа являются установление контакта с партнером, создание благоприятной атмосферы взаимного доверия и уважения, а также привлечение внимания и пробуждение интереса к проблеме.

Будет ли атмосфера встречи доброжелательной и деловой, зависит от вашей пунктуальности, ведь посетитель, прождавший вас с полчаса в приемной, вряд ли будет дружески настроен.

Желательно встать навстречу гостю, а еще лучше встретить его у дверей кабинета, обменяться рукопожатием и указать ему, где повесить верхнюю одежду (если это не сделал в приемной секретаря). Для того чтобы разговор шел «на равных», рекомендуется вести беседу не за рабочим столом. Лучше всего сесть напротив друг друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а в жаркое время – прохладительные напитки. Желательно поставить рядом часы, чтобы каждый мог видеть, сколько времени длится беседа, так как посматривание на свои часы во время беседы считается неприличным и может восприниматься как сигнал к окончанию разговора.

К собеседнику лучше обращаться по имени-отчеству и в ходе дальнейшего разговора повторить это несколько раз. Американский специалист в области человеческих отношений Дейл Карнеги (1888-1955) утверждал, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке.

Нужно постараться ободрить собеседника и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.

В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения. Вообще, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника могут значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе.

В ходе беседы рекомендуется использовать краткие, нейтральные реплики: «Продолжайте, очень интересно!», «Понимаю вас», которые снимают напряженность и помогают продолжать беседу, а также уточняющие реплики: «Что вы имеете в виду?», «Как вы считаете?», помогающие вести беседу в нужном направлении.

с партнером и не заискивать.ляется сильным средством неверб Разговор с деловым партнером, коллегой или подчиненным исключает проявление любой бестактности: пренебрежительного тона, обрывание собеседника на полуслове, демонстрации своего превосходства.

На завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним.

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

1.3. Функции и структура деловой беседы.

Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:

— поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

— контроль начатых мероприятий;

— взаимное общение работников из одной деловой среды;

— поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

— поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.

Структура деловой беседы:

1. Подготовка к деловой беседе.

2. Установление места и времени встречи.

3. Начало беседы: вступление в контакт.

4. Постановка проблемы и передача информации.

5. Опровержение доводов собеседника.

6. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников.

7. Принятие решения.

8. Фиксация договоренности.

9. Выход из контакта.

10.Анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Рассмотрим кратко каждый из этапов.

1. Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (разрешение конфликта, торговые переговоры, экономические или политические соглашения, сделки), является трудным и ответственным делом, включает составление плана беседы на основе установления основных задач беседы, поиск подходящих путей для решения этих задач, анализа внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы, прогноза возможного исхода беседы, сбора необходимой информации о будущем собеседнике, отбора наиболее веских аргументов для защиты своей позиции, выбора наиболее подходящей стратегии и тактики общения, а также давление, манипуляцию, просьбы помощи, сотрудничество.

2. Установление места и времени встречи для деловой беседы может осуществляться по-разному в зависимости от установок – позиций участников. Позиция «сверху» реализуется примерно так: «Я жду вас в 16 часов у себя в кабинете», но на «чужой территории» осуществление такой позиции затруднено. Позиция «снизу» осуществляется как просьба: «Мне желательно с вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?». Позиция «на равных» звучит примерно так: «Нам бы надо поговорить. Давайте согласуем место и время нашей встречи».

В преддверии встречи следует проверить свою готовность к ней, задав себе вопросы: «1) Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе? 2) Удивился ли собеседник, когда я попросил его о встрече? Проявил недовольство? 3) Могу ли я обойтись без этого разговора? 4) Готов ли к обсуждению предполагаемой темы собеседник? 5) Уверен ли я в благополучном исходе разговора? Какие объективные и субъективные препятствия можно ожидать? 6) Какой исход устраивает или не устраивает тебя, его, обоих? Если беседа зайдет в тупик, стоит ли пойти на компромисс? 7) Какие приемы воздействия на собеседника будут использоваться в беседе: ссылки на авторитетные мнения, на опыт других учреждений, на крайнюю важность решаемого вопроса и др.? 8) Какие вопросы я буду задавать? Какие вопросы может задавать собеседник? 9) Как я буду себя вести, если мой собеседник: а) во всем согласится; б) решительно возразит, перейдет на повышенный тон; в) не отреагирует на мои доводы; г) выскажет недоверие к моим словам, мыслям; д) попытается скрыть свое недоверие?».

Шансы на успешный исход деловой встречи возрастут, если придерживаться следующих рекомендаций:

Ссылка на основную публикацию
Теплые спортивные брюки на зиму мужские
Голубые брюки из коллекции сезона весна-лето 2020 года — беспроигрышный вариант как для прогулок, так и для занятий спортом. Гладкий...
Сюртук что это фото
Сюрту́к (устар. серту́к; от фр. surtout ) — длинный, как правило до колена, однобортный или, реже, двубортный предмет мужского гардероба,...
Сядет ли флис после стирки
Флисовые вещи давненько закрепились в гардеробе людей в качестве уютных пледов, толстовок и домашних костюмов. А почему бы и нет...
Теплый воск veet как пользоваться
Теплый воск для депиляции Veet заслужил в основном положительные отзывы. Средство состоит из компонентов натурального происхождения. Оно делает кожу гладкой...
Adblock detector